Tegenwoordig worden vrijwel alle kaarten online verkocht. Voor concerten, festivals tot bioscoop kaarten. Super handig allemaal maar bij echt grote evenementen gaat dit nog wel eens mis.
Het probleem
De organisatie kiest voor datum en tijdstip dat de kaarten verkocht gaan worden. Alle geïnteresseerden komen allemaal tegelijk op de website met de hoop een kaartje te kunnen bemachtigen. Door deze toename van bezoekers kan de website cq de servers dit niet verwerken waardoor het wel eens voorkomt dat de gehele website onbereikbaar is. Met de gedachte het proces soepeler te laten lopen, worden bezoekers in een wachtrij geplaatst en krijgt men een “stopwatch” te zien tot je aan de beurt bent. De pagina ververst om de zoveel tijd om het tijdstip up-to-date te houden. Met als gevolg dat men wel eens een foutmelding krijgt te zien dat de website niet bereikbaar is. Vervolgens mag je, wanneer de website weer bereikbaar is, van vooraf aan beginnen. Hierbij is in veel gevallen de stopwatch alweer een flinke tijd opgeschoven. Ben je er eenmaal doorheen dien je in te loggen bij ticket organisaties als bijvoorbeeld Paylogic. Ben je toevallig je wachtwoord vergeten dien je deze opnieuw aan te vragen waarbij het voorkomt dat je “eruit gegooid wordt” omdat je er te lang over doet. Gaat het wel allemaal soepel kan het soms uren duren voordat je eindelijk je kaartje kan bestellen.
De oplossing
Is altijd simpel. Plaats een formulier op de website waar men enkel een email adres hoeft in te voeren. Wanneer toegevoegd wordt deze in een database geplaatst met daarbij het tijdstip dat deze toegevoegd is. Stel het gaat om 10.000 kaarten en men mag er maximaal 4 per persoon bestellen, een limiet erbij van 2500 email adressen. Zodra dit aantal bereikt is een mededeling bij het formulier weergeven dat de email adressen die vanaf dat moment ingevoerd worden géén garantie hebben op een kaartje. Maar maken wel een kans. Mocht iemand van de 2500 mensen afhaken of minder dan 4 kaarten bestellen kom je in aanmerking. Vervolgens een tweede limiet van laat ik zeggen 7500 (2500 + 7500 = 10.000 in het geval dat ieder slechts één kaart besteld), waarna het formulier verdwijnt en een nette mededeling getoond wordt dat het niet meer mogelijk is kaarten te kopen.
De volgende fase is het gedoseerd toesturen van email berichten naar de eerste 2500 email adressen. Hierin een uniek linkje (naar eventueel een tweede website op een andere server om ervoor te zorgen dat de bestelling zonder onderbrekingen kunnen verlopen) om de kaarten daadwerkelijk te bestellen. Om de kaarten toch zo snel mogelijk verkocht te krijgen is dit linkje bijvoorbeeld één uur lang toegankelijk. Genoeg tijd om op je gemak je kaartje te stellen. Na deze periode, in het geval dat er niets besteld is, zal deze vrijgegeven worden en zal er een nieuw uniek linkje gegenereerd worden. Dit linkje wordt dan toegezonden aan één van de 7500 andere geïnteresseerden. Uiteraard op volgorde van het tijdstip van het opgeven van het email adres.
Op deze manier zijn heb je geen geïrriteerde “klanten” en zijn de kaarten ongeveer net zo snel verkocht!